Сотрудникам компании, работающей в сфере услуг, приходится много контактировать с клиентами, и в этом случае документирование телефонных разговоров часто обязательно.

 

 

Частные лица и организации имеют право записывать разговоры, если другая сторона предупреждена о ведении записи. Именно поэтому все современные устройства оснащены встроенными предупреждениями (периодически повторяющиеся тоновые сигналы, голосовые сообщения).

Системы записи телефонных разговоров состоят из следующих элементов:

  1. Провода для подключения прибора к телефонным линиям и компьютеру.
  2. Специальное программное обеспечение (обеспечивает удобство интерфейса, быстрый поиск записанной информации).
  3. Модуль сопряжения. Он подключается к аналоговой телефонной линии (таких линий может быть несколько). Сигнал преобразуется модулем в цифровой вид, чтобы его было удобно обрабатывать в компьютере.

Наиболее экономичным вариантом применения системы можно назвать подключение к аналоговой городской линии связи. Если подключать устройство к внутренней абонентской линии, записываемых линий будет больше.

 

 

Преимущества применения записей телефонных разговоров

  1. Возможность регистрировать переговоры диспетчерских служб. В некоторых организациях необходимо обязательно регистрировать все проводимые телефонные переговоры, чтобы было легче документировать и анализировать принятые решения, составлять отчеты.
  2. Предотвращение утечки важной информации. Корпоративная утечка может быть случайной или явной. Специальные высокоэффективные устройства могут предотвратить любую из них. Явную утечку информации провоцирует нелояльность работников, а также корыстные цели сотрудников и третьих сторон. Случайная утечка информации чаще всего происходит из-за словоохотливости сотрудников.
  3. Укрепление трудовой дисциплины. Многие работники используют телефоны для личных разговоров, что негативно сказывается на их работе. Приборы, записывающие информацию с телефонных линий, позволяют строго контролировать их использование.
  4. Облегчение ведения базы телефонных заказов. Каждый звонок заносится в архив, регистрируется время и дата. В любой момент можно прослушать какой-либо из поступивших заказов и проверить, выполнен он или нет.
  5. Разрешение конфликтов с клиентами. Если клиент вдруг начнет утверждать, что те или иные фразы не имели места, записанный телефонный разговор быстро поможет его переубедить.
  6. Запись конференций и важных телефонных звонков. Разговоры с представителями различных организаций, партнерами и клиентами часто необходимо протоколировать для того, чтобы было легче проанализировать ситуацию и принять наиболее объективное и взвешенное решение. Устройства и программа записи телефонных разговоров усиляют слабые звуковые сигналы, что позволяет лучше слышать собеседников.

Перейти в раздел

Добавить отзыв

loading...