Сотрудникам компании, работающей в сфере услуг, приходится много контактировать с клиентами, и в этом случае документирование телефонных разговоров часто обязательно.
Частные лица и организации имеют право записывать разговоры, если другая сторона предупреждена о ведении записи. Именно поэтому все современные устройства оснащены встроенными предупреждениями (периодически повторяющиеся тоновые сигналы, голосовые сообщения).
Системы записи телефонных разговоров состоят из следующих элементов:
- Провода для подключения прибора к телефонным линиям и компьютеру.
- Специальное программное обеспечение (обеспечивает удобство интерфейса, быстрый поиск записанной информации).
- Модуль сопряжения. Он подключается к аналоговой телефонной линии (таких линий может быть несколько). Сигнал преобразуется модулем в цифровой вид, чтобы его было удобно обрабатывать в компьютере.
Наиболее экономичным вариантом применения системы можно назвать подключение к аналоговой городской линии связи. Если подключать устройство к внутренней абонентской линии, записываемых линий будет больше.
Преимущества применения записей телефонных разговоров
- Возможность регистрировать переговоры диспетчерских служб. В некоторых организациях необходимо обязательно регистрировать все проводимые телефонные переговоры, чтобы было легче документировать и анализировать принятые решения, составлять отчеты.
- Предотвращение утечки важной информации. Корпоративная утечка может быть случайной или явной. Специальные высокоэффективные устройства могут предотвратить любую из них. Явную утечку информации провоцирует нелояльность работников, а также корыстные цели сотрудников и третьих сторон. Случайная утечка информации чаще всего происходит из-за словоохотливости сотрудников.
- Укрепление трудовой дисциплины. Многие работники используют телефоны для личных разговоров, что негативно сказывается на их работе. Приборы, записывающие информацию с телефонных линий, позволяют строго контролировать их использование.
- Облегчение ведения базы телефонных заказов. Каждый звонок заносится в архив, регистрируется время и дата. В любой момент можно прослушать какой-либо из поступивших заказов и проверить, выполнен он или нет.
- Разрешение конфликтов с клиентами. Если клиент вдруг начнет утверждать, что те или иные фразы не имели места, записанный телефонный разговор быстро поможет его переубедить.
- Запись конференций и важных телефонных звонков. Разговоры с представителями различных организаций, партнерами и клиентами часто необходимо протоколировать для того, чтобы было легче проанализировать ситуацию и принять наиболее объективное и взвешенное решение. Устройства и программа записи телефонных разговоров усиляют слабые звуковые сигналы, что позволяет лучше слышать собеседников.
